Personalizar el embudo de ventas, y toda la relación con los clientes puede ayudarte a ahorrar tiempo, acceder de manera más simple a la información y a su vez, a cerrar más ventas.
También puede agilizar tu marketing y poder reconocer cuáles son las cosas que están mejor hechas.
Al no poder personalizar cada etapa de tu CRM inmobiliario, dependerás mucho más del esfuerzo humano. Define tu proceso, y obtendrás datos de mayor calidad y un desempeño eficiente.
Y un dato que es MUY importante en el negocio inmobiliario, es que los CRM personalizables también te permitirán entender en qué aspectos tu organización requiere mejorar y que aspectos están bien cubiertos, y de esto hablaremos en este artículo.
¿Deberías personalizar tu CRM?
Esta nota es para profesionales de ventas y marketing en el sector inmobiliario, que entienden que sistematizar las actividades de su negocio, mejorará drásticamente el proceso de ventas y ahorrará el valioso tiempo que tienen los dueños de inmobiliaria.
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Beneficios de personalizar tu CRM
¿Qué es un CRM personalizable?
Un CRM personalizable es un software de seguimiento de ventas que te permite añadir funciones para que tu inmobiliaria optimice las gestión de ventas. No todas las inmobiliarias son iguales, por lo tanto, adaptarse al uso de un CRM colectivo que no sea personalizable puede llegar a ser muy engorroso e inadecuado.
En un CRM personalizable puedes modificar tus etapas dentro del embudo de ventas, seleccionar después de cuantos dias notificar que aún no tiene actividad relacionada (estancamiento), y a su vez, crear actividades, transferir negocios a otro agente, responderlo automáticamente y más…
Refinar tu proceso de ventas es clave para impulsar tus resultados en todo sentido, y tu CRM debe acompañarte en este proceso. De esta manera le facilitarás el trabajo a tus agentes de venta y mejorarás tu información sobre el mercado y tus propiedades (incluso para informar a tus propietarios).
10 beneficios de un CRM personalizable
A continuación te ofrecemos sugerencias para personalizar tu CRM y explicamos un poco sobre los beneficios que traerán estos cambios…
1. Desarrollar tu embudo de ventas
Las etapas de un embudo de ventas deben reflejar tu proceso de ventas tal cual se dio siempre en tu oficina. Esto es para tener en claro que pasos son por los que los prospectos pasarán y cuál es tu probabilidad de cerrar tratos según la cantidad que hay en cada etapa.
Con un embudo de ventas personalizado, puedes hacer un seguimiento con precisión de tus ventas, y fomentar a tus agentes que sigan las buenas prácticas, y incluso conseguir estadísticas como: ¿cuántos nuevos negocios recibió cada agente?, ¿cuánto demoró en establecer el primer contacto?, ¿cuántos negocios calientes fueron cerrados con éxito?
Los pasos más comunes en un proceso de ventas suelen ser:
- Nuevo negocio (Momento en que se recibe la consulta)
- Primeros contactos (Momento en el que se logró contactar al interesado)
- Visita / muestra del inmueble.
- Negociación de precios / cierre
- Nombre de la etapa
- Requisito para avanzar de esta etapa (por ejemplo, agendar una visita)
- Probabilidad de cierre de venta segun cada etapa. (Ejemplo, de 100 consultas, solo 20 llegan a visita a la propiedad, y de esas 20, solo 2 se negocia el precio)
Aclaramos que estancamiento, es dejar un negocio en una etapa sin ejecutar ningun tipo de acción durante un tiempo determinado.
Este es el panel de uno de nuestros clientes, agregando entre nuevo negocio y enviar WhatsApp una etapa que se llama “en espera”, a demás de “recontacto” y “en proceso”. Este es un claro ejemplo de modificación de embudo de ventas.
Los creados por defecto son: Nuevo negocio -> Contactado -> Visita programada -> En negociación -> Frío. No se ven los negocios Ganados o Cerrados a menos que sé filtre por los mismos. Cada inmobiliaria puede modificar las etapas, y agregar el tiempo de estancamiento para cada uno.
¡Este es el panel de edición de un proceso de negocio… desde el CRM 2clics puedes crear el tuyo!
2. Mejorar los procesos de generación de consultas
Las oportunidades o consultas se añaden al CRM como Leads / negocios / interesado. La manera en que ingresan a nuestro embudo de ventas puede ser extremadamente variado… visitas a nuestra inmobiliaria, portales inmobiliarios, redes sociales, marketing, nuestro propio sitio web e incluso más.
Es indispensable que nuestro embudo incluya el origen del lead, con este dato sabremos y podremos estimar que probabilidad de cierre tiene el mismo, basados en nuestras anteriores experiencias con contactos de este origen.
Además, sabremos, antes de comenzar el asesoramiento o venta, cuanta información tiene nuestro interesado, por ejemplo, un cliente que vino a nuestra inmobiliaria y nos comentó que quiere un inmueble del tipo departamento, de 2 dormitorios en cierta zona. Este posible comprador aún no tiene información sobre nuestro inventario, lo cual es diferente a un interesado que hizo una consulta directamente por una propiedad en nuestro sitio web, portales o landing page del inmueble.
3. Usar datos obtenidos para crear estrategias de ventas más óptimas
Una vez que hayas personalizado tu CRM y el mismo te esté ofreciendo todo tipo de datos, estos pueden hacerte ahorrar muchísimo tiempo y dinero… ¿Cómo?, con el dato de origen puedes por ejemplo seleccionar cuál es el mejor portal para tu tipo de propiedad y zona.
Esto te ayudará a saber qué portal te ofrecerá más consultas a difundir en el mismo, pero este no es el único dato importante, si de 100 consultas solo consigues mostrar 3 inmuebles, y de esos 1 sola venta, pero en otro portal de 50 consultas logras mostrar 5 propiedades y vender 2. Esto significa que independientemente de la cantidad de consultas, el porcentaje de cierre del primer portal es de un 1%, y el porcentaje de venta del segundo portal es de 4%.
Es importante saber también, que tanto los portales, como el sitio web, las campañas, las redes sociales, ofrecen diferentes resultados dependiendo de las zonas, el tipo de inmueble e incluso los precios de los mismos. Por lo que contar con esta estadística nos ayudará a tomar la mejor decisión a la hora de saber donde crear nuestras estrategias.
4. Crear informes más acertados sobre la situación de tus negocios.
Los informes de venta son una herramienta clave para el crecimiento de un negocio, ya que estan directamente relacionados con la cantidad de cierres que podemos lograr. Refinar estos datos, y hacer la carga de los mismos generará informes que todo tu equipo podrá utilizar para: enfocarse en las actividades adecuadas y mejorar el tiempo de reacción de los agentes accediendo a la información de manera ágil.
Algunos de los datos muy relevantes que debe incluir un tablero son:
- Cantidad de tratos nuevos.
- Cantidad de tratos cerrados.
- Motivos de pérdida.
- Tiempo promedio de duración de un negocio.
- Conversión general del embudo de ventas.
- Negocios abiertos por etapa.
- Negocios cerrados por origen.
Si recolectas los datos de la manera correcta, el potencial es ilimitado. Ten en cuenta la cantidad de pasos en falso que tu inmobiliaria esta dando en este momento por no contar con la información certera de que va en la dirección correcta.
5. Optimizar el seguimiento y correcciones a tus agentes de venta
Los CRM suelen incluir un reporte de agentes, en el cual se puede ver reflejada toda la información sobre como está llevando las ventas el mismo.
El CRM 2clics incluye en su reporte de agentes datos que te ayudarán a conocer la efectividad de los mismos e incluso ayudarte a saber cuando intervenir, y ayudar asignando más propiedades, automatizando tareas, o incluso ofrecer premios por desempeño.
Los datos imprescindibles para conocer sobre el desempeño de nuestros agentes son:
- Cantidad de propiedades asignadas.
- Cantidad de negocios abiertos y en que etapa del embudo se encuentra cada uno.
- Cantidad de negocios segun su estado: Ganado, Perdido, Cerrado, Abierto.
- Cantidad de negocios respondidos.
- Conversión en porcentaje del agente sobre cantidad de negocios iniciados.
- Incluso cantidad de actividades y en qué estado está cada una, pendiente, cumplida, atrasada.
6. Aumentar productividad: acelerando tareas repetitivas
Los CRM personalizables también incluyen todo tipo de programación de tareas, las cuales pueden ayudarte a aumentar tu productividad y velocidad trabajando de manera autónoma.
Algunas de las automatizaciones que tu CRM debe contener es:
- Difundir automáticamente las propiedades en una nueva carga.
- Responder automáticamente a las consultas recibidas según cada origen.
- Agendar llamadas y envíos de mail.
- Crear plantillas de respuesta rápida para nuevos negocios, negocios antiguos, nuevas cargas de propiedades, el envío de otras propiedades similares a las que el interesado solicitaba.
7. Seleccionar que deben ver tus agentes y que no
La privacidad entre dueños de inmobiliaria, y agentes o incluso entre agentes entre si, es algo que no puede tomarse a la ligera.
Muchas inmobiliarias solicitan ser estrictos con esto, por lo que el CRM debe contener la posibilidad de ocultar los negocios de otros agentes, propiedades asignadas a otros agentes, los reportes, y la información de propietaros o interesados.
8. Tomar decisiones concisas sobre las inversiones de marketing
La toma de decisiones de una inmobiliaria sobre donde invertir tiempo y dinero suelen ser una incógnita. Muchas deciden tomar los riesgos o simplemente probar alguna plataforma. Hacer esto sin datos concisos puede generarnos muchos gastos y perdida de tiempo que jamas podremos recuperar.
Al usar un CRM personalizable, puedes definir que datos recibir y por supuesto mejorar el proceso de marketing (por ende el de ventas.)
Algunos de los datos útiles que debes poder recopilar de tu CRM son:
- Ubicación y tipo de inmuebles con mayor cantidad de cierre o flujo de consultas.
- Mejores orígenes para la generación de negocios o ventas.
- Mejores resultados según el origen de cada negocio.
- Cantidad de consultas que pueden recibir tus agentes sin crear conflictos de agenda.
- Razón de los negocios perdidos (Saber si el problema estuvo en el agente, en la propiedad con su precio o características, o que simplemente no era el momento.)
- Satisfacción de tus clientes a la hora de ser tratado por tus agentes.
9. No depender de la memoria, crear actividades y recordatorios
Como seres humanos dependemos de nuestra memoria para recordar las tareas y actividades que debemos ejecutar. Si bien por supuesto hay personas que pueden lograrlo, contar con una ayuda en estos aspectos sin lugar a dudas puede ser una herramienta útil.
Los CRM deben contar con estas herramientas imprescindiblemente:
- Agenda de actividades
- Agenda de contactos
- Alerta de estancamiento de los negocios (te permite saber hace cuanto no creaste una actividad o no se hizo algo al respecto con esta consulta)
- Notificaciones de nuevas consultas.
- Notificaciones de respuestas.
- Recordatorios de todo tipo, actividades, negocios, tareas, difusiones…
Por supuesto que nos volverá más óptimos como grupo saber que es lo que tenemos pendientes y que un CRM nos recuerde cuando y cómo debemos hacerlo.
No se trata solo de recordar la tarea, un recordatorio de negocios, nos mostrará de manera sencilla que tenemos que hacer, por que propiedad estaba interesado, que otras propiedades podemos ofrecer, hace cuanto hizo la consulta, en que estado esta, y cuando tienen agendada una visita a alguna propiedad.
Solo de mencionarlo, se puede notar lo invaluable que puede ser a la hora de hacer un seguimiento de ventas óptimo.
10. Reutilizar antiguas consultas ofreciendo nuevos inmuebles
Por último, una herramienta muy importante que debe incluir un CRM es que al cargar o visitar un inmueble nos mencione si hay antiguos contactos/interesados que puedan querer esta propiedad. Por supuesto que no vamos a recordarlo por nuestra cuenta si tenemos un caudal de consultas muy amplio, y muchas de nuestras inmobiliarias clientes nos mencionan que lograron concretar ventas ofreciendo a un antiguo interesado propiedades que fueron ingresando en su inventario.
No deberías perder la oportunidad de difundir tu propiedad desde el minuto uno. Los paneles de posibles interesados traen por porcentaje la los contactos que pueden coincidir con la busqueda de este inmueble, basados en los filtros utilizados a la hora de la consulta, como tipo de inmueble, zona, precio, características en general.
¿Deberías utilizar un CRM que te permita personalizar tus negocios?
A diferencia de lo que se espera, los CRM personalizados funcionan muy bien y son ideales para todo tipo de empresa inmobiliaria, ya sea grande, con muchas propiedades y agentes, o chica, con pocas y sin agentes.
Personalizar tu CRM y adaptarlo a tu negocio te ayudará a automatizar tareas, decidir mejor donde emplear tiempo y dinero, y saber si estás en el camino correcto… incluso te ayuda a saber como estarás de ahora a un tiempo, si sigues trabajando como lo haces.
Lo más importante es elegir el CRM inmobiliario que más se adapte a tus necesidades como inmobiliaria y lograr ajustarlo de manera que no te falte nada.
Conclusiones
Es crucial personalizar tu CRM y saber donde encontrar cada cosa. Esto hará que se adapte a tu proceso de ventas y al mismo tiempo te permita mejorarlo.
Un CRM personalizable te ahorrará cantidades increibles de tiempo y dinero, y al mismo tiempo te hará saber siempre tu camino, para poder corregirlo a tiempo, ¡o continuar si vas bien!
Siempre se puede mejorar, es hora de que te pongas manos a la obra y elijas utilizar un CRM personalizable y que te ayude a optimizar tu negocio,
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